UI-inställningar (tema, språk, dashboardvy)

Styr standardvärden för nya dokument och utgående mejl i arbetsytan — utgångsdatum, signaturtyp, synlighet och e-postformat

Sidan Preferenser samlar de standardvärden som styr hur nya dokument och utgående e-post ser ut för just den här arbetsytan – utgångsdatum, signaturtyp, synlighet, e-postformat och svara till-adress. Den här guiden går igenom varje sektion utan att ändra något – så du tryggt kan utforska sidan och se vad som finns att justera.

Innan du börjar

• Du är inloggad och har en aktiv arbetsyta.
• Inställningarna är arbetsytespecifika – byter du arbetsyta får du en egen uppsättning preferenser.
• Vissa val (BankID som standard, e-postformat) kräver en betalplan – på Basic är de gråade eller dolda.

Steg för steg

1. Öppna Inställningar → Preferenser i sidomenyn

   Sidan ligger under Arbetsyteinställningar. Preferenser styr standardvärden för nya dokument och utgående e-post – inte enskilda dokument eller hela organisationen. Inrubriken beskriver vad sidan täcker: dokumentinställningar, e-postformat och standardvärden för arbetsytan.

   
2. Översikt: två sektioner – Dokumentinställningar och E-postinställningar

   Sidan är uppdelad i två fält, ovanifrån och ned:

   1. Dokumentinställningar – standard utgångsdagar, signaturtyp och synlighet för nya dokument.
   2. E-postinställningar – avsändarformat, förhandsvisning och svara till-adress för utgående mejl.

   Längst ned finns knappen Spara ändringar, som bara aktiveras när du ändrat något.

   
3. Standard utgångsdagar – antal dagar tills nya dokument går ut automatiskt

   Värdet sätts som standardutgångsdatum på alla nya dokument som skapas i arbetsytan. Lämna fältet tomt om du inte vill att dokument ska få något utgångsdatum alls. Du kan alltid skriva över värdet på ett enskilt dokument när du skickar ut det.

   
4. Standard signaturtyp – vilken signeringsmetod nya mottagare får från start

   Tre alternativ finns:

   • Svenskt BankID – stark identifiering med högst bevisvärde (AES). Kräver betalplan.
   • Klicksignering – snabbast och enklast, bra för enkla dokument (SES).
   • Ritad signatur – mottagaren ritar sin signatur, fungerar för de flesta dokument (SES).

   Valet styr bara standarden – du kan alltid byta signaturtyp per mottagare när du förbereder ett dokument.

   
5. Standard synlighet – vem som ser nya dokument i arbetsytan

   Bestämmer vilka kollegor som ser ett nyskapat dokument:

   • Alla i arbetsytan – samtliga medlemmar ser dokumentet.
   • Ansvarig och administratörer – bara den som skapat dokumentet och arbetsyteadmins.
   • Användare med behörighet – endast den som specifikt fått åtkomst.

   Synligheten kan ändras per dokument senare – det här är bara utgångsläget.

   
6. E-postinställningar – avsändarformat och förhandsvisning

   Här styr du hur avsändaren visas i mejl som går ut från sajn:

   • Vänligt – “Förnamn via sajn”, känns mer personligt.
   • Professionellt – organisationens namn, känns mer formellt. (Endast betalplan.)

   Rutan Förhandsvisning visar exakt hur avsändaren kommer se ut i mottagarens inkorg, baserat på din inloggade användare och organisation.

   
7. Svara till-adress – vart svar på utgående mejl hamnar

   Tre alternativ:

   • Ingen – mottagare kan inte svara via mejl (svaren bouncar).
   • Organisationens e-post – svaren går till en specifik adress du anger.
   • Ansvarig användare – svaren går till den som skickade ut dokumentet.

   Väljer du Organisationens e-post dyker ett extra fält upp där du fyller i adressen.

   
8. Längst ned: knappen Spara ändringar

   Inga ändringar träder i kraft förrän du klickar Spara ändringar. När du sparar bekräftas det med ett meddelande och de nya standardvärdena börjar gälla för alla nya dokument och mejl i arbetsytan.