Skicka in dokument via inbox-e-post

Mejla in PDF-bilagor till sajn och få dem automatiskt som arkiverade dokument eller redigerbara utkast

Inbox-funktionen låter dig (och dina kollegor) mejla in PDF-filer till sajn för att automatiskt skapa dokument – antingen som arkiverade dokument eller som redigerbara utkast. På sidan Inställningar → Inbox ser du arbetsytans två inbox-adresser, vilka avsändare som får skicka in PDF:er, och en historik över de senaste mejlen som kommit in. Den här guiden visar var allt ligger – inga adresser eller behörigheter ändras under turnén.

Innan du börjar

• Du är inloggad i en arbetsyta där du har behörighet att se inställningarna.
• Inbox-adresserna är unika per arbetsyta – byter du arbetsyta får du en egen uppsättning adresser.
• Endast e-postadresser eller domäner som finns i listan Tillåtna avsändare kan skicka in PDF:er till inboxen.

Steg för steg

1. Öppna Inställningar → Inbox i sidomenyn

   Sidan ligger under Arbetsyteinställningar. Rubriken Inbox högst upp med beskrivningen Skicka PDF-filer via e-post för att automatiskt skapa dokument bekräftar att du är på rätt plats. Sidan är uppdelad i tre sektioner ovanifrån och ned: Tillgängliga e-postadresser, Tillåtna avsändare och Uppladdningshistorik.

   
2. Tillgängliga e-postadresser – arbetsytans två inbox-adresser

   Här hittar du två färdiga adresser för den aktuella arbetsytan:

   • Arkiv – {workspace}[e-mail]. Mejl till den här adressen skapar arkiverade dokument direkt, lämpliga när du vill lägga in färdiga PDF:er i arkivet utan att behöva redigera dem.
   • Skapa – {workspace}[e-mail]. Mejl till den här adressen skapar utkast som kan redigeras, så att du eller en kollega kan komplettera dokumentet och skicka det för signering.

   Klicka på kopieringsikonen till höger om en adress för att lägga den i urklipp – behändigt när du t.ex. ska lägga in adressen som vidarebefordringsregel i din mejlklient. Tipset från beskrivningen: skicka PDF-filen som bilaga; mejlets ämne blir dokumentets titel.

   
3. Tillåtna avsändare – styr vem som får mejla in PDF:er

   För att inte vem som helst på internet ska kunna skapa dokument i din arbetsyta måste du lista de avsändare som är okej. Endast adresser eller domäner i listan Tillåtna e-postadresser släpps igenom – allt annat avvisas (och syns som Avböjd i historiken längre ned).

   Du kan lägga till två slags poster:

   • En enskild e-postadress, t.ex. [e-mail].
   • En hel domän med wildcard, t.ex. *@dittforetag.se, för att tillåta alla anställda.

   Skriv värdet i fältet och tryck Enter för att lägga till det som en tagg; klicka på × på en tagg för att ta bort den. Ändringar sparas automatiskt efter en kort fördröjning och bekräftas med ett Sparat-meddelande.

   Tips: Om mejlets avsändare matchar en användare i organisationen tilldelas det inkomna dokumentet automatiskt till hen.

   
4. Uppladdningshistorik – följ vad som händer med inkommande mejl

   Tabellen visar de senaste 100 e-postuppladdningarna till inbox för arbetsytan, med kolumner för Status, Avsändare, Mottagare (vilken av de två inbox-adresserna det skickades till), Ämne, Dokument och Mottagen.

   Statusen berättar vad som hände med mejlet:

   • Bearbetad – PDF:en kom igenom och ett dokument skapades. Klicka på dokumentnamnet i kolumnen Dokument för att hoppa direkt till utkastet eller det arkiverade dokumentet.
   • Väntar – mejlet är mottaget men bearbetas fortfarande.
   • Avböjd – avsändaren saknas i listan Tillåtna avsändare. Lägg till avsändaren ovanför om det var legitimt.
   • Misslyckad – något gick fel vid bearbetningen (t.ex. en korrupt eller lösenordsskyddad PDF).

   Du kan söka på avsändare, mottagare eller ämne i fältet uppe till vänster, eller filtrera på status i rullgardinsmenyn. Det är härifrån du felsöker när någon säger “jag mejlade in en PDF men det dök inte upp något dokument”.