Arkivera ett färdigsignerat dokument

Flytta bort slutförda eller inaktuella dokument från dokumentlistan till arbetsytans arkiv

När ett dokument har gjort sitt – det är signerat, avbrutet eller bara inte längre aktuellt – vill du gärna flytta bort det från huvudlistan Dokument så att den hålls ren. Den här guiden visar hur du markerar ett dokument i listan, använder bulk-menyn Åtgärder för att arkivera det, bekräftar i dialogen och ser hur raden försvinner från aktivlistan och flyttas över till Arkiv.

Innan du börjar

• Du är inloggad i en arbetsyta där du har behörighet att hantera dokument.
• Du har minst ett dokument i listan Dokument som du vill arkivera – det går att arkivera dokument i alla statusar, inklusive utkast och färdigsignerade.

Steg

1. Öppna Dokument och leta upp dokumentet

   Öppna Dokument i sidomenyn och leta upp dokumentet du vill arkivera.

   Listan Dokument visar alla aktiva dokument i arbetsytan – utkast, väntande, signerade och utgångna. Använd sökfältet uppe till vänster eller filterchipsen för status, händelser, taggar och ansvarig för att snabbt få fram rätt rad. Arkivering går att göra på dokument i alla statusar, men är vanligast när ett avtal är färdigsignerat eller avbrutet och inte längre behöver finnas kvar i den aktiva listan.

   
2. Bocka för dokumentet i listan

   Bocka för dokumentet i listan genom att klicka i kryssrutan längst till vänster.

   Så fort minst en rad är markerad dyker knappen Åtgärder upp uppe till höger ovanför tabellen. Siffran i knappen visar hur många dokument du har valt – du kan markera flera samtidigt om du vill arkivera en hel grupp på en gång. Markeringen rör inte själva dokumentet; den används bara för att rikta bulk-åtgärderna.

   
3. Öppna Åtgärder och välj Arkivera

   Menyn Åtgärder samlar alla bulk-åtgärder du kan köra på de markerade dokumenten – flytta till mapp, exportera, arkivera, hantera taggar och skicka utkast. Klicka på Arkivera för att flytta de valda dokumenten till arbetsytans arkiv.

   
4. Bekräfta arkiveringen i dialogen

   Bekräfta arkiveringen i dialogen Är du säker?.

   Dialogen sammanfattar hur många dokument som kommer att flyttas och länkar till sidan Arkiverade dokument där du hittar dem igen. Arkivering är inte permanent – arkiverade dokument går alltid att öppna, ladda ner och återställa från Arkiv i sidomenyn. Klicka Arkivera för att slutföra eller Avbryt om du ändrar dig.

   
5. Dokumentet är arkiverat och försvinner från listan

   Tabellen uppdateras direkt och raden är borta – sökningen visar att inga aktiva dokument matchar längre. Det arkiverade dokumentet ligger nu i Arkiv (sidomenyn) tillsammans med tidigare arkiverade dokument, och kan när som helst öppnas, laddas ner eller återställas därifrån.